Moins de temps sur la paperasse Qualiopi, plus de temps sur la pédagogie
Émargements à archiver, dossiers OPCO à relancer, convocations à envoyer, preuves à rassembler avant l'audit Qualiopi : la charge administrative d'un organisme de formation ne vient pas du métier, elle vient de tout ce qui l'entoure. On automatise ces tâches précises — vous restez la personne qui décide, qui valide et qui facture.
Ce qui pèse sur un organisme de formation
Que vous soyez formateur indépendant, organisme généraliste ou CFA, les obligations administratives sont les mêmes pour tous — seul le volume change.
Chaque pièce manquante remet le compteur de traitement à zéro (10 à 30 jours ouvrés selon l'OPCO), et le règlement intervient 2 à 4 semaines après validation du dossier. La charge de relance retombe sur vous.
Signature obligatoire par demi-journée, archivage 6 ans, vérifiable par les financeurs — une irrégularité peut faire rejeter tout un dossier de financement.
Plus le volume de sessions augmente, plus on passe de temps à reconstituer les preuves à la main — indicateur par indicateur — qu'à former.
Un envoi individuel avec des mentions précises est requis pour chaque participant — la simple confirmation d'inscription ne suffit pas légalement.
Les automatisations qu'on met en place
On choisit 3 à 4 automatisations selon votre volume et votre profil (indépendant, organisme généraliste, CFA) — jamais un système qui demande plus de gestion qu'il n'en économise.
Chaque document déjà produit (émargement, questionnaire de satisfaction, attestation) est classé automatiquement dans le dossier correspondant à l'indicateur Qualiopi concerné, avec un tableau de bord des indicateurs incomplets. Cette automatisation aide à documenter — elle n'audite pas et ne garantit aucune conformité : c'est vous (ou votre référent qualité) qui jugez de la suffisance des preuves, l'auditeur tranche in fine.
Suivi de chaque dossier (programme, convention, devis, émargement) avec relance automatique en cas de pièce manquante ou de délai anormalement long. Vous validez le modèle de relance une fois ; la relation avec l'OPCO reste pilotée par vous.
La feuille d'émargement conforme est générée pour chaque session, mise à disposition pour signature, puis archivée automatiquement pendant la durée légale de 6 ans, classée par dossier stagiaire ou financeur.
Dès l'inscription confirmée, la convocation est générée avec toutes les mentions obligatoires et envoyée au moins 2 semaines avant la session. Le modèle est validé par vous une fois ; en cas de session modifiée en urgence, l'automatisation vous alerte plutôt que d'envoyer automatiquement.
Une offre nationale, adaptée à votre profil
Ce catalogue s'adresse aux organismes de formation partout en France, quel que soit le profil : formateur indépendant, organisme généraliste ou centre de formation d'apprentis (CFA). On se connecte à l'outil métier que vous utilisez déjà (Digiforma, Dendreo, Ypareo ou autre) plutôt que d'en proposer un nouveau — l'automatisation complète votre organisation actuelle, elle ne la remplace pas. Le diagnostic de 30 minutes permet d'identifier les tâches précises qui vous coûtent le plus de temps.
Tarification
Diagnostic gratuit de 30 minutes, systématique et sans engagement. Quick Win à partir de 2 000 € HT pour une première automatisation (les convocations ou l'émargement, par exemple) livrée en 2-3 semaines, ou Standard à partir de 4 000 € HT + performance fee de 30 % du ROI mesuré (plafonnée à 2× le prix du build) pour combiner plusieurs automatisations, avec intégration à votre outil métier existant quand une API ou un export est disponible.
Point d'attention : le bilan pédagogique et financier (BPF) est une échéance annuelle obligatoire pour tout organisme avec un numéro de déclaration d'activité — deux BPF manquants consécutifs entraînent la caducité automatique de ce numéro. Ce n'est pas une automatisation à part sur cette page, mais un rappel d'échéance que nous pouvons intégrer selon votre diagnostic.
Questions fréquentes
Est-ce que ça garantit ma certification Qualiopi ?
Non. NBHC n'est ni organisme certificateur ni cabinet de conseil Qualiopi. Nos automatisations aident à documenter, tracer et relancer — la conformité relève de l'audit et de la décision de l'auditeur, pas d'un outil.
Est-ce que vous soumettez des dossiers à ma place sur EDOF ?
Non. EDOF est un portail sensible (anti-fraude CPF). Notre rôle se limite au suivi interne du statut des dossiers et à la génération de rappels — la saisie sur les portails officiels reste un geste humain, le vôtre.
Ça marche avec mon logiciel de gestion formation actuel ?
On se connecte à l'outil que vous utilisez déjà (Digiforma, Dendreo, Ypareo ou autre) quand une intégration est possible — l'objectif est de compléter votre organisation, pas de vous en faire changer.
30 minutes pour identifier ce qui vous prend le plus de temps entre l'administratif OPCO, l'émargement et la préparation d'audit, et voir si une automatisation vaut le coup pour vous.
Réserver mon diagnostic gratuit →30 minutes, gratuit, sans engagement.